במאמר זה נדון בתפקיד ארגון כנסים. ועדה זו תסייע לארגן את ההיבטים העיקריים של הכנס ולארגן התאמות לכל המשתתפים. זה יהיה גם לארגן פעילויות בין אירועי הכנס. ועדת חסות תגייס כספים בשיטות שונות. לבסוף, ועדת שיווק תקדם את הכנס בכל האמצעים האפשריים. אלה הן רק כמה משימות רבות שיש להשלים כדי להבטיח כי תהליך ארגון הכנס הוא הצלחה.
איך מארגנים כנס?
כדי לארגן כנס, עליך לדעת את היסודות. ראשית, להחליט כמה אנשים יהיו מעורבים. יתכן שתצטרך להקים ועדות או ליצור רכזי משנה בודדים. ועדת הכנס חייבת להיות בעלת הכישורים הנכונים שיעזרו לך לארגן את הכנס ולפתור את כל הבעיות המתעוררות. עליכם לתזמן את המגישים ולפנות להם מקום באתר הכנס. וודאו שהכנס ממומן היטב ויש בו מספיק מקום לכל האירועים.
השלב הבא הוא להחליט על תוכן הכנס. תוכן זה יקבע בסופו של דבר כיצד אתה מפרסם אותו. ודא שהכנס שלך מכיל תוכן רלוונטי לקהל שלך. כמו כן, עליך לתכנן פעילויות אחרות במהלך הכנס, כגון טקסי פרסים או עסקים ארגוניים. ניתן גם לארגן ארוחות קייטרינג או לבקש מהמשתתפים להביא ארוחת צהריים עם שקית חומה. תוכלו גם לספק הפסקות לפרוץ ולאכול ארוחת צהריים במסעדות הסמוכות.
לאחר שהחלטת על הנושא של הכנס שלך, אתה צריך לוודא כדי לקבל שיחה עבור ניירות. אורך ההצעות תלוי בענף. כנסים קטנים מבקשים רק תקציר של כ -300 מילים, ואילו כנסים גדולים עשויים לבקש כתבי יד שלמים. חוץ מזה, אתה צריך לתת למשתתפים מספיק זמן להירשם חודשים מראש. אם אינך מצליח למלא את הכנס שלך ברמקולים, עליך לשקול לשכור דובר.
מה הם התפקידים של מארגן הכנס?
מארגן הכנס משמש בתפקידים רבים. חלק מהתפקידים הם מנהליים; אחרים הם טכניים. בכל מקרה, כיסא חיוני להבטחת הכנס פועל בצורה חלקה. הכיסא צריך להיות בעל ידע חזק של טכנולוגיית הכנס. תפקיד מפתח נוסף הוא הכיסא הדיגיטלי, המפתח ומנהל את יוזמות האינטרנט של הכנס. הכיסא צריך ניסיון עם טכנולוגיות אינטרנט, כך שהיא או הוא יכול לעזור לבנות את ערימת טק של הכנס.
יושב ראש כללי אחראי לפיקוח על התנהלות חלקה של הכנס וחבר בוועדת ההיגוי. התפקיד כולל גם התמודדות עם כל הנושאים שעלולים להתעורר. תחומי אחריות אחרים של הכיסא הכללי כוללים יצירה ותחזוקה של מותג כנסים מתאים, ניהול תקציב הכנס והתמודדות עם הדובר והנציגים. המזכיר גם מוודא כי נקודות פעולה ומועדים מועברים לחברי הוועדה. המזכיר גם לוקח פרוטוקולים של ישיבות הוועדה ומנהל תיעוד רשמי של עסקי הוועדה.
אם אתם מחפשים קריירה בענף הכנסים, ישנן הזדמנויות רבות. אתה יכול לעבוד בתעשיית האירוח, למשל, כמתכנן ועידות מלונות. מארגני הכנס עובדים עבור ממשלות מקומיות, ארגוני צדקה ומוסדות להשכלה גבוהה. עם זאת, עליכם להיות מודעים לכך שהעבודה יכולה להיות תובענית ולגרור שעות ארוכות ולנסוע למקום הכנס. אם אתה שוקל קריירה כמארגן כנס, אתה יכול לחפש עבודה בחברת ייעוץ. ישנן חברות רבות המפרסמות משרות פנויות מיידיות, ויש אפילו כמה סוכנויות גיוס המעסיקות מארגני כנסים למשימות ספציפיות.
