ארגון הוועידות חשוב מאוד לפיתוח תחום, או לביסוס יוקרה ואמינות. למשל, ועידה יכולה להראות שיש מספר גדול של אנשים שמעורבים בתחום, ולרוב האנשים האלה יש אישורים טובים. זה גם נותן לקהילה את ההזדמנות לשמוע על מחקר ועבודה חדשים. בנוסף לכך, כנסים יכולים לעזור להגדיר תחום חדש או לספק הכשרה. היתרונות של ארגון כנס הם רבים.
כנס שקשורה לנושא יכולה להיות מאורגנת על ידי ארגון ללא מטרות רווח, קבוצת אינטרס ציבורי, או סוכנות ממשלתית. הוא יכול להתמקד בסוגיה אחת או להיות מאמץ כלל ־ עולמי לתמוך במטרה מסוימת. לא משנה מה המטרה, הכנס צריך להלהיב את המשתתפים ולהשאיר אותם להוטים ליותר. בנוסף, היא צריכה לספק להם רשת של אנשים שחולקים חששות ורעיונות דומים. אם הכנס מאורגן כראוי, תהיה לוועידה השפעה רבה על הנושא ותביא לשינוי.
אם אתה מארגן ועידה גדולה, עליך לתכנן את פעילותך היטב מראש. מומלץ להתחיל בתהליך התכנון שישה חודשים לפני המועד המתוכנן. לכנסים גדולים יותר, אולי תרצה אפילו להתחיל לתכנן שנה מראש. כנסים כוללים פרטים רבים ושונים, וקשה לזכור את כולם. כדי למנוע בעיות ולהבטיח כנס מוצלח, עליך להיות מאורגן היטב ומיומן בהתמודדות עם אילוצי לחץ וזמן. ארגון הכנסים אינו קל ודורש תכנון רב.
ארגון כנסים תחולק לרוב לוועדות משנה, שכל אחת מהן אחראית להיבט מסוים של הכנס. גישה זו עוזרת למנוע מעומס העבודה להיות כבד מדי על אדם אחד. יתרה מזו, התפקיד קל יותר לתקשר ולשמור על אחריות עקבית. לכן חשוב לארגן ועדת כנס שתוכל לטפל במגוון תחומים שונים. אם אתה מארגן ועידה קטנה, אתה צריך לפחות אדם אחד מוביל כל אחת מוועדות המשנה.
ועידות דורשות גם מערכת תקשורת המסייעת למשתתפים ולמארגנים להישאר מחוברים. חשוב לוודא שכל האנשים המעורבים בארגון כנס מתגוררים באותו בניין. אחרת, תקשורת יכולה להיות בעיה, וזה עלול להיות בלתי אפשרי לתאם ביעילות. גם אם כולם נמצאים באותה קומה, התקשורת בין חברי הצוות המארגן לא יכולה להיות כל כך חלקה. הדבר חשוב במיוחד עבור עמותות מקצועיות גדולות. אם אתה יכול לנהל את זה, הארגון של ועידות יכול להיות מאוד מועיל לכל המעורבים.
על מארגן הכנס להבטיח שכל החומרים יוצבו במקומות המתאימים. עליהם גם לוודא שנואמים מרכזיים ואורחים מכובדים יזכו לחוויה מהנה בכנס. האורחים צריכים לקבל יחס טוב, ואתה צריך לארגן ארוחות והכרות מתאימות. על מארגן הכנס לגייס גם מתנדבים שיעזרו בתיאום הפעילויות. מארגן כנס יכול לעזור למשתתפים בכל דרישותיהם, כל עוד ניתן להשיג את המתנדבים המועילים ביותר.
ברגע שהארגון החליט על מקום ותאריכים, הצעד הבא הוא לארגן את הכנס. המארגנים יבחרו את המקום ואת הרמקולים. הם יקבעו את לוח הזמנים ואת סדר היום, אם בכלל. הם צריכים גם להחליט על מספר הפסקות הקפה וארוחות הצהריים, כמו גם על הלוגיסטיקה של האירוע. מארגן כנס יהיה אחראי גם על מציאת מקום לשהות בו. העלות של ארגון ועידה משתנה לפי התוכן והמשך שלה, לכן חשוב לבחור את המיקום בקפידה.
מכיוון שארגון הוועידה הוא תהליך חשוב לשקול את מספר המשתתפים לפני השקת הוועידה. על הארגון להיות בעל מספר משוער של משתתפים, אך הוא גם צריך להיות גמיש כדי להתאים את עצמו למספר הנואמים. לדוגמה, הנואם צריך להיות מסוגל להציג את רעיונותיהם בפני הקהל. אחרי הכל, אם הוועידה שלך לא משתתפת היטב, בסופו של דבר תבזבז יותר מדי כסף ולא תצליח.
ניתן לקיים כנסים גם במוסדות חינוך. למשל, מוסד חינוכי יכול לקיים כנס שנולד מחוץ לפעילותו. למשל, בית ־ ספר תיכון מארח כנס, שמאוחר יותר מתפתח לכנס אימונים. קבוצות תמיכה יכולות לקיים כנסים כדי להעלות את המודעות לנושא מסוים או לנושא מסוים ולהכשיר תומכים ואנשי צוות אחרים. בנוסף לכנסים אקדמיים, ארגונים מקצועיים מארחים גם כנסים למען רשתות וקידום עבודתם.
